“Първата ми по-сериозна работа беше като Асистент “Човешки ресурси” в голяма компания. Чисто и просто МРАЗЕХ ТАЗИ РАБОТА. Но както обикновено, най-много научаваме от нещата, които мразим – така стана и тук”(част 1)Продължава от част 1.

(4) Дейност ≠ прогрес

Веднъж шефът ми влетя в стаята и каза “Спешно ми трябва справка за промените в социалното осигуряване”. Аз не харесвам думата “спешно”. “Спешно” означава извънредно. Означава непланирано. Означава стрес. Означава, че трябва да зарежа всичко и да се захвана със задачата-натрапник. Да избутам всички останали, внимателно планирани задачи назад в графика. Ритъмът ми на работа е тотално объркан.

Когато става въпрос за спешна задача, първият ни импулс е моментално да започнем да правим “нещо” по нея – така се успокояваме, че не губим време. В конкретния случай трябваше да изготвя справка за промените в социалното осигуряване. Започнах да вадя от интернет Кодекса на труда, Кодекса за социално осигуряване, Закона за социалното осигуряване, различни статии по темата. Знаех, че задачата е отговорна, затова много се постарах.

След час пред мен бяха събраните материали – КТ, КСО, ЗСО. По-важният текст беше маркиран в червено, тук-таме имах надраскани бележки и въпроси. Исках да се запозная добре с материята, за да мога компетентно да тълкувам промените. За още около час добих основна представа за структурата на социалното осигуряване. Когато шефът ме попита как върви, започнах гордо да му обяснявам основните положения в социалното осигуряване. Той ме прекъсна и каза, “Това не ми трябва. Давай направо за промените”.

Оппа.

Вярно, че това беше задачата. Само че аз така се увлякох в събирането на информация, че то се превърна в самоцел и просто забравих защо го правя. Тъй като много бързах да започна, не отделих време да си направя план, да помисля. И какво постигнах? Нищо. Изгубих два часа за информация, която не ми беше нужна.

Само защото вършим нещо по задачата, не означава, че се приближаваме към крайната цел. Защо смятаме, че ако отчитаме дейност, значи напредваме? Е, ние наистина напредваме – просто не в посоката, в която искаме. Затова, когато бързате да отметнете някоя задача, задайте си въпроса дали това, което правите, ви приближава към крайната цел.

(5) Помотайте се малко (отделете си време за мислене)

Надали има нещо по-лошо от това да работиш без план. Или както по-горе, да се хванеш с първата задача, за която се сетиш. Това е не само непродуктивно, но и ни тъпче с излишен стрес. Как да знаете дали се справяте добре или зле, бързо или бавно, ако не знаете къде е целта ви?

На последната си работа имах задача да се свържа с всички банки в България и да им предложа отстъпка, която персоналът да ползват за нашите продукти. Аз си придърпах един лист хартия и започнах да си пиша. Шефът ми ме погледна учудено. “Нали разбра задачата?” Да. Точно затова не започнах веднага. “Списък на банките ли правиш?” – втори въпрос. Не. Правех списък на всички неща, които трябваше да подготвя, и списъкът на банките беше само едно от тях. При това на последно място (помислете защо).

Сигурно ви се е случвало да правите едно нещо, а да мислите за друго. Това се получава, защото “другото” е някакъв проблем, който не сте решили какво да правите. Понякога насила избутваме даден проблем от съзнанието си, като си казваме “сега нямам време да мисля за това”. Подсъзнанието ни обаче продължава да търси решение по въпроса и в резултат мислите ни неволно се връщат към него. Ако това ви се случва често, най-добре наистина си отделете време за мислене, ако не искате постоянно да сте разсеяни.

Задължително си отделете време за мислене в началото на работния ден и нахвърляйте задачите си на хартия. Това ще ви помогне страшно много да се концентрирате върху задачите си. Докато ги записвате, ще видите колко много подробности ще изскочат, особено такива, които се притеснявате да не забравите. С времето за мислене постигате две неща: 1) помагате на съзнанието си да се настрои за работа и 2) намалявате значително стреса, защото осмисляте задачите си за деня.

Вероятноо в началото ще ви гледат малко странно. Ако ви попитат какво правите или защо “седите и се мотаете”, не им отговаряйте “това е моето време за мислене” :) Просто кажете, че си правите план за деня или че искате да си подредите задачите.

(6) Дръжте всичко на едно място (но не в главата си)

В наше време има какви ли не електронни джаджи, които да ви “помогнат” да организирате живота си с графици, напомняния и прочее. Ако сложим и традиционните тефтери и бележки, вече имаме десетина средства за организиране. И въпреки това все успяваме да забравим нещо. Как става така?

Става така, защото при наличието на толкова много възможности, нещата лесно могат да се разпилеят. Най-добре си изберете едно средство (да кажем телефон) и използвайте основно него. Избягвайте да използвате останалите (да кажем Outlook Calendar), или ако все пак ви се наложи, при първа възможност прехвърлете задачата в основния си организатор. Иначе списъкът ви със задачи може да се окаже 80% дублиран и на двете места, без да е 100% пълен и изчерпателен в нито едно от тях.

Аз лично не съм фен на електронните организатори. Обикновено при тях можете да избирате само предварително зададени опции и категории и нямате достатъчно място за свободен текст. Ако ползвате Calendar например, структурата на всички задачи е еднаква и трябва да се съобразявате с нея. Има наистина разни опции за смяна на цвят или тип аларма, но трябва доста да си поиграете с разучаването, пък и те не са основни функции. Голям недостатък е, че напомнянията са налични само на компютъра и няма как да си ги отворите по всяко време. Calendar може да е много полезен за определен тип организиране (при много, но сходни задачи, например звънене по клиенти) – но за мен не става за основен организатор.

Аз предпочитам записките на хартия. Първо, имам свободата да ги оформям както си искам и да ги нося навсякъде със себе си. Когато сте на среща, вие така или иначе водите записки на хартия, а не на телефона или на компютъра си. Ако основният ви организатор е хартиен, не е необходимо да прехвърляте записките си. Те вече са точно там, където ви трябват.

Изобщо, имате голям избор на организатори – остава само наистина да ги използвате. Не оставяйте нищо в главата си – записвайте си всичко на хартия или на компютъра. По този начин освобождавате съзнанието си от досадната отговорност постоянно да помни и проверява всичко. Запишете го някъде и не мислете за него – мислете само за това, което трябва да правите в момента. Както казва поговорката – “простият помни, умният пише”.

(7) Не правете всичко сами – използвайте другите хора

Понякога нямате избор и просто не можете да се оправите сами. Според мен обаче трябва да използвате другите хора винаги, когато можете. Разумно ли е да търсите един час за документ, който колегата може да ви намери за две минути?

Нормално е всеки да специализира в нещо и да е най-добър именно в това, което прави – възползвайте се. Най-важен е резултатът. Ако резултатът е добър, значи сте си свършили работата добре – без значение дали сте работили сами или са ви помогнали. Обратното също е вярно – каква полза, че ще свършите всичко сами, ако ви трябва три пъти повече време?

Ако осъзнавате значението на кооперативната работа, но въпреки това не искате помощ от никого, би било добре да помислите защо е така. Може би това ви кара да се чувствате некомпетентни? Или се страхувате да не ви откажат? Може би не сте сигурни дали е редно? Каквато и да е причината, трябва да я откриете и да я премахнете, защото иначе никога няма да излезете от омагьосания кръг на претоварването.

Запомнете, че не може да станете добър ръководител, ако не се научите да разчитате на другите. Ако вършите всичко сами, ще сте постоянно заети и преуморени – тоест, никога няма да имате време за стратегическите неща. Неслучайно разделението на труда е наречено “революционно”.

* * *

Беше ми нужно доста време, докато открия тези 7 неща за слагане на ред в хаоса. Да не говорим, че теорията е едно, а прилагането – друго. Рядко ще имате възможност да прилагате всички седем. Може би ще откриете нещо друго, което работи дори по-добре. Само се надявам да не попаднете в групата на онези хора, които все не се справят с работата си – защото не могат да се справят с хаоса.