Тук няма да намерите съвети за това как да си разчистите бюрото или как да направите офиса си по-“Zen”. Вместо това ще ви представя 7 неща, с които да разчистите хаоса в работата си и да вършите повече неща с по-малко нерви и много по-бързо. Линк към част 2 на тази статия.

Първата ми по-сериозна работа беше като Асистент “Човешки ресурси” в голяма компания. Чисто и просто

МРАЗЕХ ТАЗИ РАБОТА

Трудови договори, граждански договори, длъжностни характеристики, анекси, споразумения, служебни бележки, отпуски, УП-та, справки, отчети, заверки… Независимо колко успявах да свърша, винаги оставаше много за утре. Внимавах за всяка цифра, буква и номер. Имахме 700 души персонал, с по 15 документа на досие.

Както казах, мразех тази работа.

За щастие най-много научаваме именно от нещата, които не харесваме. Трябваха ми 6 месеца на тази работа, за да започнах да си давам сметка защо бях на косъм от инфаркт при всяко позвъняване на телефона. Защо постоянно правех грешки в документите (“ЕГН с 6 цифри?!”) . Защо нещата постоянно ми се изплъзваха (“Как не знаеш дали е готово?!”). Защо по сто пъти проверявах едно и също и накрая пак се оказваше сбъркано (“Пуснали сме обява със срок 1 ден?!”).

КАКВО НЕ ИСКАХ ДА СИ ПРИЗНАЯ

Истината е, че понеже не харесвах работата си, вършех всичко насила. Насила ставах сутрин, насила се качвах в автобуса, и насила си вършех задачите. Но стоях на тази работа отчасти заради опита, отчасти защото не можех да си позволя да напусна.

Най-трудно ми беше да призная, че просто не знаех как да се справя с всичко това. На десктопа ми имаше хиляда версии на един и същи документ и вече не знаех коя е последната, бюрото ми беше пълен хаос. Папката ми с писма “за отговор” се пукаше по шевовете, в Outlook Express имах поне 35 задачи на Snooze и постоянно ми изчезваха разни документи (при последното шефът така ме изгледа, че ми стана жал и за мен, и за него).

(1) Разчистете съзнанието си

По природа съм разхвърлян човек – това ми беше пределно ясно. Никога не ми се беше налагало да слагам в ред личните си вещи – аз и така си намирах каквото ми трябва. Затова пренесох тази «система» в работата си.

След 6 кошмарни месеца най-сетне проумях, че така няма да стане. Редът в пространството и редът в съзнанието са много тясно свързани. Ако бюрото ви е разхвърляно, и умът ви е разхвърлян. Мозъкът ви прави асоциации с всяко нещо, което виждате, като така се опитва да ви помогне. Например: на бюрото си имате чаша, бележка, два документа и отворен mail. На пръв поглед такива дребни неща не ви разсейват, но в същото време подсъзнанието ви работи (чаша – “ей, аз ли съм на ред да купя кафе”, mail – “да не забравя да им отговоря по новата процедура”).

И така нататък. Всички тези мисли минават през главата ви, независимо дали го отчитате съзнателно. Когато чисто физически се чувствате некомфортно и ви е тясно или претрупано, абсолютно същото се случва и в съзнанието ви, дори в по-голяма степен.

Освен в моментите на силна концентрация, ние малко или много мислим за повечето неща, които са пред очите ни. Затова махнете всичко, над което няма да работите точно сега, веднага, в този момент. Ако е за след 1 час – разкарайте го. За след 5 минути – разкарайте го.

(2) Вършете нещата едно по едно

… поне когато е възможно. Най-добре е, когато вършите нещо важно, да се “изключите” от околния свят – буквално и преносно. Как е възможно да свършите нещо, ако постоянно ви прекъсват – телефонът звъни, влиза човек, колега ви пише по скайп. Опитайте се да намалите прекъсванията до минимум, защото всяко прекъсване ви разсейва и разфокусира – както ако четете нещо и някой ви прекъсне, след това губите време да намерите докъде сте били стигнали.

Освен това често прекъсването ви носи нова задача (и вече не вършите нещата едно по едно, а по няколко наведнъж). Например, ако сте започнали да пишете mail и в същото време колега ви се включи по скайп с въпрос къде/кога ще се празнува рождения ден на шефа. Това не е “работна” задача, но си е работа, защото трябва да превключите вниманието си към въпроса и да му отделите време. После се връщате към мейла, но влиза някой и пита къде може да намери еди-кой си. Ако не ограничите прекъсванията, никога няма да свършите нищо навреме, защото постоянно се занимавате с няколко неща наведнъж.

Мозъкът има нужда от време (да кажем 10-20 минути), за да се настрои на определена вълна, както и да излезе от нея. Когато вършите нещата едно по едно, вие му осигурявате именно това време и в резултат можете наистина да се потопите в задачата. Затова, ако имате например 2 задачи по 1 час и ги вършите една след друга, сигурно ще успеете да приключите за около 2 часа и 30 минути. Но ако се опитвате да ги вършите едновременно, няма да се учудя ако изхабите половината си ден за това.

(3) Вършете нещата бавно и докрай

На мен някак си не ми е в природата да върша нещата бавно. Струва ми се прекалено пипкаво, особено като имам един куп други работи. Но поривите ми да свърша “най-важното сега, а другото – после” досега не са довели до нищо добро. Проблемът идва оттам, че когато не вършим нещо докрай, част от него остава висящо и не можем да го махнем от главата си. А когато накрая приключим ззадачата и се отървем от него, съзнанието ни продължава да се ангажира с това.

Защо се получава така? Защото всяко “дразнене” на съзнанието е като малко досадно комарче. Дори след като го смачкаш, мястото на ухапаното продължава да сърби и да напомня за комара. Ако не искате това да ви се случва, просто свършете цялата работа докрай и наведнъж, без отлагане и без оставяне “за после”.

Другото важно нещо тук е да работите бавно, т.е. без да бързате, защото само така можете да работите наистина внимателно. Бързата работа често излиза не само срам за майстора, но и двойна работа за майстора, защото бързането води до грешки. Ако някой ви дава зор, намерете начин да му обясните, че задачата изисква 10 минути и просто няма как да стане по-бързо. “Спешно”, какво значи спешно? Каква е ползата, ако изготвите писмо за 2 минути, но то е пълно с грешки?

Утре ще разгледаме останалите 4 неща, с които да разчистите хаоса в работата си, в част 2 на тази статия.