Има едно нещо, което е най-важно за това да си добър организатор.

Това нещо НЕ Е да вършиш хиляда неща наведнъж, нито манията да подреждаш всичко по азбучен ред. Защо ли? Защото има голяма разлика между това
(1) да си организиран – и – (2) да организраш

(1) Да си организиран е (накратко – ) да си подреден. Да знаеш кое къде е, да си винаги навреме, да помниш какво кога трябва да свършиш. Това са администратвни умения (друга тема), а не организационни.

(2) Да организираш – това не мога да го събера в една дума. То е да направиш така, че всичко да е свършено навреме и както трябва. Именно за това ще говорим сега.

А МОЖЕ ЛИ С ПРИМЕР ?

Примери за организаиционни умения са – да планираш ходене някъде с групата по танци, да организираш банкета в службата, да обиколиш всички роднини през отпуската… Ами ако трябва да организираш всичко наведнъж, за една седмица – ходенето, банкета и отпуската? Ужас!

Сега, спокойно. Просто трябва да си изясним какво има да се върши, кой участва, и кога трябва да е свършено.Организационните умения имат само три елементарни променливи: задачи, хора и срок. Повтарям – задачи, хора и срок.

КАКВО СЛЕДВА ОТ ТОВА ?

ОК, задачи-хора-срок. Имаме три различни задачи, три различни групи хора, и в случая един общ срок. Сега какво? Да почнем да вършим и трите едновременно ли? Ами ако срокът не стига за всичко? Ами ако изникне нещо?

И тук вече стигаме до едното нещо, което е единственото най-важно за това да си добър организатор: работа по приоритети, или според това кое е най-важно. Това решава всички въпроси от горния параграф – от кое да почна, ами ако не стигне времето, ако изникне нещо… Ако се наложи да избираш, даваш предимство на най-важната задача. И точка.

ТОВА ЛИ Е ВСИЧКО ?

Почти. Остава само да си направим ПЛАН. Все пак, не е достатъчно да кажем кое е най-важно, трябва да знаеш и как да го постигнеш. Всъщност целта на плана е не толкова да предвидиш кое как би трябвало да стане, а кое как може да е обърка. Аз лично винаги планирам по този начин.

Пример – трябва да резервивам автобус с 50 места, вероятно ще има такъв. Но ако се окаже, че вместо това имат 2х25 места, е добре да знам дали да резервирам или да търся на друго място. Следователно трябва да питам пътуващите предварително дали това ги устройва. И точка.

Така че при организационните умения ПРИОРИТИЗИРАНЕТО и ПЛАНИРАНЕТО са нашите два пътеводителя, като приоритизирането определено е нашата изходна точка.

И един съвет – когато кандидатствате за работа, за която се изискват „организационни умения”, уточнете какво точно разбира работодателя. Повечето хора слагат умението да си организиран и това да организираш под една шапка.

Както каза един приятел, докато гледаше шаблона за автобиография Europass – “Абе какви са сега тия организационни умения… пак нещо модерно”